Главная - Другое - Реестр передачи документов шаблон

Реестр передачи документов шаблон

Как составить опись передаваемых документов

28 июля 2021 Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты. Содержание Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования, помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.

Форма составления такого списка свободная, бланк описи передачи документов существенно различается у разных организаций.

Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Включите в бланк следующие сведения:

  • Дата составления.
  • Наименования передающей компании и адресата: Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
  • Собственно список в форме таблицы, с указанием:
  1. количества листов.

    Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта.

    Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».

  2. количества его экземпляров;
  3. полного наименования акта;
  4. номера;
  • Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность.

В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора). Получатель отмечает факт получения, вписав в соответствующее поле Ф.И.О., должность принявшего и дату.

Форма является простой табличной.

Особое внимание уделите заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию, и точно укажите реквизиты получателя (проверяющий орган, партнер, контрагент и т.

п.). При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются.

Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.

Такая опись содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше.

Составляется, даже если архивируется всего одно дело. Подробнее: Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет.

Кроме того, учитывайте требования .

В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.

Если дела сдают в архив в электронном виде, опись тоже потребуется.

Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. ЮРИСТУ: СТАТЬИ БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Акт приёма-передачи документов

52591 Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой.

Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием.

Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде. Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников.

В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

  1. Бланк и образец
  2. Онлайн просмотр
  3. Проверено экспертом
  4. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫ Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере.

Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц. При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к.

с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы. Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством.

Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями. В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи.

Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  1. Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
  2. Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  3. Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  4. В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы. В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий. После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Форма ТОРГ-31. Сопроводительный реестр сдачи документов

1005 Компания в течение отчетного периода должна регистрировать всю документацию по приходным и расходным операциям перед сдачей ее в бухгалтерию.

Для этого используется сопроводительный реестр сдачи документов по форме ТОРГ-31.

Заполнением занимается материально ответственное лицо. Как правильно заполнить форму, разберемся в статье.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Проверено экспертом
  3. Бланк и образец
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Реестр по форме ТОРГ-31 — это первичный учетный документ.

Бумаги по расходным и приходным операциям могут учитываться последовательно, либо для каждой разновидности операций применяется отдельный бланк.

В реестре указывают данные о документах и организации, которая их отправила, количество листов, дополнительные сведения. Материально ответственное лицо заполняет два экземпляра формы за каждый отчетный период. Один экземпляр нужно передать в бухгалтерию вместе с документами, а второй остается у работника, заполнившего реестр.
Один экземпляр нужно передать в бухгалтерию вместе с документами, а второй остается у работника, заполнившего реестр.

Вносить информацию в реестр можно от руки или на компьютере. При втором способе нужно иметь в виду, что подписи на документе должны быть «живые».

Расписываются работник, сдающий документы (например, менеджер по закупкам), принимающий документы (бухгалтер), проверяющий документы (например, руководитель компании или уполномоченное на это лицо). Эта унифицированная форма была закреплена для использования постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132. Она стала рекомендованной для применения с начала 2013 года (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

С этого времени организации сами решают, какие формы первички им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные. Если фирма приняла решение разрабатывать бланки сама, то нужно помнить о наличии обязательных реквизитов первичного учетного документа.

Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «Закона о бухгалтерском учете». Разработанные бланки нужно утвердить в учетной политике компании специальным приказом руководителя. Документ состоит из шапки и табличной части.

В шапку необходимо внести такие сведения:

  1. Структурное подразделение.
  2. Вид деятельности компании.
  3. Номер документа и дату его составления.
  4. Отчетный период.
  5. Наименование хозяйствующего субъекта и его код по ОКПО.

В табличной части нужно указывать такие данные:

  1. Примечание. Здесь можно указать какие-либо уточнения, пояснения.
  2. Количество листов в документе.
  3. Название документа (номер формы и наименование), его номер и дату составления.
  4. Ее код по ОКПО.
  5. Название организации-поставщика.

На оборотной стороне таблица продолжается. Если количества строк в таблице не хватает, то в электронном варианте можно добавить необходимое число строк.

После заполнения таблицы подводят итог по количеству листов в документе. Далее прописью указывают общее количество бумаг и листов в них. Когда документ будет проверен, расписываются работники: сдавший документы, принявший документы, проверивший всю информацию о документах.

Обязательно нужно указать должности и расшифровки подписей.

Если в реестре были выявлены фактические ошибки, например, работник неверно вписал номер документа или поставил не ту дату, то в этом случае исправить неточность можно с применением традиционного алгоритма:

  • Ошибочные данные нужно аккуратно зачеркнуть одной линией.
  • Далее нужно написать: «Исправленному верить».
  • Рядом или над строкой написать правильные данные.
  • После этого работник, вносивший исправления, должен поставить свою подпись и дату.

Исправить ошибки нужно в каждом экземпляре документа.

С внесенными изменениями знакомят всех работников, которые участвуют в заполнении или проверке данного реестра.

Образцы реестров передаваемых документов


Содержание Кроме этого, служба дает возможность оформлять опись вложения.

Именно в ней приводится полный перечень документации. Кроме того, направляя документальные доказательства в судебную инстанцию (вместе с исковым заявлением), так же нужна опись.

И уж тем более, реестры необходимы при формировании архивов и их пополнении.Это необходимо для упрощения процесса их поиска в дальнейшем.Формы описей документацииОпись может быть оформлена как отдельным документом, так и интегрирована в один из пересылаемых. Например, написав претензионное письмо, к нему прилагают «обосновательные» документы (доказательства).Для этого в текст письма-претензии вводится перечень.Вариант оформления перечня отдельным документом предполагает его написание на бумаге формата А-4.

При необходимости это делают на оригинальном «фирменном» бланке.Форма по ОКУД данного документа 0330231.Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота, документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).до конца ¦ ¦ ¦ ¦ Всего принято документов _____________________________________________ (прописью) «___»_____________ 20___ г.Сдал ______________ _______________________ (подпись) (и., о., фамилия) «___»___________ 20___ г. Принял ______________ _______________________ (подпись) (и., о., фамилия) : ———— Применяется для регистрации сдаваемых в бухгалтерию приходно — расходных документов. Реестр составляется в одном экземпляре материально — ответственным лицом и сдается в бухгалтерию предприятия (организации) вместе с первичными документами и необходимыми приложениями.

Скачать документ «» Комментариев пока нет Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец.Она заключается в наличии уведомления о вручении.Это позволяет документально подтверждать доставку адресату.Это необходимо для упрощения процесса их поиска в дальнейшем. Формы описей документации Опись может быть оформлена как отдельным документом, так и интегрирована в один из пересылаемых. Например, написав претензионное письмо, к нему прилагают «обосновательные» документы (доказательства).Для этого в текст письма-претензии вводится перечень.

Вариант оформления перечня отдельным документом предполагает его написание на бумаге формата А-4. При необходимости это делают на оригинальном «фирменном» бланке.Документы, подлежащие передаче, сшиваются в дела, к которым и составляется АО с указанием:

  • выводов проверки (отсутствия или неправильного учета дел; их состояния перечисляются требующие восстановления и невосстановимо испорченные и, следовательно, подлежащие списанию).
  • причин сдачи в архив (например, истек срок, в течение которого документ должен был храниться в том подразделении, которое его создало, реорганизация и т.п.);
  • номеров дел (указываются пропущенные или дублированные);

Дела, передаваемые в электронном виде, регистрируются с указанием их объема в мегабайтах (образец архивной описи электронных дел организации показывает, что такая АО может быть отдельным учетным актом).

АО подписывается председателем и членами комиссии, а также представителями передающей стороны.Для справки: большое количество образцов форм содержится в Приказе МинистерстваМожет быть указана должность лица, уполномоченного на проведение проверки, дата передачи и другая информация.Источник: http://btimes.ru/documents/acts/akt-priema-peredachi-dokumentov Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

  • документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.
  • договорные документы;
  • учредительные и корпоративные документы;
  • документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
  • внутренние организационные документы;

Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).Он имеет юридическую и доказательную силу, поэтому может использоваться для защиты или обвинения в суде.Внутренняя документация также подлежит учёту и передаётся по описи. Например, несколько отделов планируют отправку нескольких десятков дел в архив.В таком случае очень легко потерять один или даже несколько важных файлов.Отправку большого объёма документов стоит сопроводить описью: так ни одна бумага не потеряется Как составлять опись?Предприниматели и организации вправе самостоятельно определять форму и внешний вид бланка, единого образца нет.

Если передавать или принимать бумаги приходится очень часто, рекомендуется утвердить собственный бланк описи документов.с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы. Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством.Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями. В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи.Объяснить данное требование можно тем, что после использования, подобные бумаги передаются в государственный архив и другие учреждения.

В некоторых ситуациях, рассматриваемые документы обязаны храниться в течение установленного государством срока.

Для видеоматериалов и фотографий этот срок составляет пять лет, а для личных дел наемных работников – семьдесят пять лет.Создание описи документов, один из важных аспектов в делопроизводстве.Важно обратить внимание на то, что некоторые бумаги описываются в обязательном порядке.Согласно текущему законодательству, все кадровые документы, передаваемые трудовой инспекции должны быть систематизированы.Личные дела сотрудников компании хранятся в течение семидесяти пяти лет в Государственном архиве или на территории организации.В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

  1. Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.
  2. Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;

Скачать образец бланка реестра документов (форма 0504053).В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).Образец оформления реестра документовИсходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

  1. учет;
  2. передача либо выдача третьему лицу по требованию.
  3. хранение документации;

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  1. регистрации ООО
  2. для регистрации ИП

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени.

Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  1. Ведение бухгалтерии для ИП
  2. Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов.

Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

  • На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.
  • На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
  • Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов.

Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

  1. внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.
  2. присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
  3. проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;

Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр.

В частности:

  1. при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.
  2. если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;

Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

  1. вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
  2. необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.
  3. лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;

Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

  1. содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
  2. регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
  3. дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи.

Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.
Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней. Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям.

Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он?

Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.Скачать образец бланков можно в конце статьи.Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее.

При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  • Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
  • Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.
  • Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.

Составление фирменного бланка остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  • Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  • Наименование организации, которая передает документы.
  • Дата составления.
  1. полное название документа;
  2. номер по порядку;
  3. количество листов.
  4. количество экземпляров;
  • Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
  • Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату.

При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.Вариант составления в специализированной программе показан на видео:В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам.

В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

  • Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.
  • Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

  • Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
  • Личных дел сотрудников и многие другие.
  • Опись по аттестационному делу.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей.

Составляют ее по определенным правилам.

Указываются следующие пункты:

  • Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  • Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
  • Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  • Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.
  • Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
  • Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
  • Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа.

Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

  • В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.
  • Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
  • Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
  • Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.

Пример приводится ниже.

  1. Внутренняя опись (word) — для передачи в пределах одной фирмы
  2. Бланк сдаточной описи (word) — для сдачи в архив
  3. Образец описи предоставляемых документов (word) — для передачи в другую организацию
  4. Опись документов постоянного хранения (Образец word) — для бумаг с постоянным сроком хранения

Каждая организация обязана вести внутренний документооборот, состоящий из входящей корреспонденции, заключенных договоров, документов кадрового учета и отчетностей для проверяющих органов.Каждый из вышеперечисленных актов должен тщательно проверяться. Рассматриваемый процесс систематизируется при помощи различных видов описей документов.В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец описи документов для передачи другой организации и контролирующим органам.Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместноОпись внутренней документации компании позволяет систематизировать и классифицировать различные сведения, с целью обеспечения оперативного поиска нужных актов, бланков и бумаг.

Существует несколько типовых видов описи документации, которые различаются назначением бумаг.

Давайте рассмотрим самые распространенные примеры:

  • Опись дел наемных сотрудников.
  • Опись документации с целью временного хранения – отличием этого варианта хранения, является четко установленные сроки, которые составляют не более десяти лет.
  • Опись документов с целью постоянного хранения – в этом случае, в бланке указываются основные сведения о содержании документа.
  • Список документов, передаваемых контролирующим органам – данный вид описи содержит в себе сведения о бумагах, передаваемых судебным и правоохранительным органам, налоговой службе и другим государственным инстанциям.

Следует отметить, что документация, заполняемая представителями бухгалтерского и кадрового отдела, в обязательном порядке подлежит учету.Объяснить данное требование можно тем, что после использования, подобные бумаги передаются в государственный архив и другие учреждения. В некоторых ситуациях, рассматриваемые документы обязаны храниться в течение установленного государством срока.Для видеоматериалов и фотографий этот срок составляет пять лет, а для личных дел наемных работников – семьдесят пять лет.Создание описи документов, один из важных аспектов в делопроизводстве.Важно обратить внимание на то, что некоторые бумаги описываются в обязательном порядке.

Согласно текущему законодательству, все кадровые документы, передаваемые трудовой инспекции должны быть систематизированы.Личные дела сотрудников компании хранятся в течение семидесяти пяти лет в Государственном архиве или на территории организации.В том случае, когда организация не представляет данные документы контролирующим органам, могут быть назначены штрафные санкции.Опись внутренних актов компании является неотъемлемой составляющей делопроизводства. В постоянной систематизации нуждается деловая переписка, первичная документация, различные реестры и личные дела наемного персонала.

Существует несколько способов систематизации бумаг. Первый подразумевает категоризацию по дате составления документов, а второй по виду дел.Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документовЭксперты рекомендуют каждому предприятию использовать отдельные формы регистрации документов.

К категории исходящей и входящей корреспонденции относятся различные письма, бандероли, претензии и просьбы сторонних организаций.В категорию кадровой документации следует собрать все внутренние приказы и распоряжения руководителя компании.В отдельную группу собираются различные протоколы, которые ведутся во время производственных совещаний, собраний членов учредительского состава или работников.Каждая организация обязана вести внутренний документооборот, состоящий из входящей корреспонденции, заключенных договоров, документов кадрового учета и отчетностей для проверяющих органов.Каждый из вышеперечисленных актов должен тщательно проверяться. Рассматриваемый процесс систематизируется при помощи различных видов описей документов.В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец описи документов для передачи другой организации и контролирующим органам.Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместноМногие внутренние документы организации, по истечении определенного срока передаются на хранение в архив.Согласно правилам установленным законом, передавать дела следует по истечении трех лет после завершения делопроизводственного процесса.Срок хранения бумаг на территории архива предприятия составляет не более десяти лет.Перед передачей внутренних бумаг на временное хранение в архив следует пронумеровать все страницы дела.

Порядковый номер страницы фиксируется в правой верхней части документа. Отметка ставится простым карандашом. В том случае, когда на предприятии используются бумаги формата «А2» и «А3», они прошиваются лишь с одной стороны, после чего складываются пополам и нумеруются как один лист.

При прикреплении к делу иллюстраций и фотографий, порядковый номер фиксируется на их обратной стороне.Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительствомСуществует определенный регламент, регулирующий объем одного дела.Согласно установленным правилам, подшивать к одному делу следует не более двухсот пятидесяти страниц. В том случае, когда количество документов превышает вышеуказанные объемы, следует разделить дело на несколько частей или томов.Для того чтобы надежно закрепить все бумаги, следует использовать методику прошивки в четыре прокола.Одним из важных моментов создания описи внутренних документов компании является указание сведений о предприятии, порядковом номере скрепленного тома, названии дела и длительности хранения в архиве.

После того как последний документ будет подкреплен к делу, следует оформить лист заверителя.

После того, составляется опись и делается переплет.Специалисты рекомендуют использовать обложки из твердого картона.В некоторых случаях, может потребоваться составление внутренней описи томов дела, которая прикладывается к первой странице. В сдаточной описи указываются следующие сведения:

  1. список заголовков;
  2. длительность срока хранения в архиве.
  3. порядковый номер дела, части и тома;
  4. количество листов в одном деле (части или томе);

При ликвидации компании, все личные дела наемного персонала, включая невостребованные трудовые книги, передаются на хранение в Государственный архив.Многие контролирующие органы и муниципальные учреждения могут затребовать у юридического лица предоставление различных документов.

При подготовке пакета документации потребуется составить опись бумаг, которая заверяется фирменной печатью и подписью руководителя.Согласно установленным правилам, опись должна включать в себя название компании и её реквизиты, порядковый номер и заголовки, список пронумерованных бумаг и общий объем документов, а также сведения о суммарном количестве листов. Подробный список передаваемой документации составляется при передаче бумаг в налоговую службу, различные фонды и статистические организации.

Кроме того, необходимо принять во внимание то, что подготовка описи бумаг может потребоваться при решении спорных вопросов через суд.

На сегодняшний день нет строгих требований к списку документов.В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех делДавайте рассмотрим, как составить опись документов для налоговой по требованию.

Для начала потребуется указать дату составления бумаг.В случае передачи товарной накладной или счет-фактуры следует указать регистрационный номер, который должен соответствовать номеру, указанному в журнале внутреннего учета. При передаче налоговой службе договоров и других документов, следует указывать дату их заполнения, присвоенный внутренний номер и сведения о второй стороне. В случае подачи заявления в правоохранительные организации, также потребуется привести опись передаваемых документов.

Данное требование является обязательным в случае наличия различных вложений в виде оправдательных или доказательных документов.Крупные фирмы, имеющие дело с различными подрядчиками и независимыми партнерами, часто сталкиваются с необходимостью передачи различной документации перед заключением сделки.Чаще всего подобные документы передаются через курьерскую службу или посредству почтовой связи.

В этой ситуации имеется риск порчи или частичной утери различных бланков, или актов. Для того чтобы избежать подобной ситуации и возможных негативных последствий для каждой из сторон, потребуется составить опись.Давайте рассмотрим пример описи документов для передачи сторонним организациям. В первую очередь, следует указать название и реквизиты компании выступающей в качестве отправителя.Далее потребуется пронумеровать вложенные бумаги и указать общий объем листов.

После этого, фиксируется дата составления бланка.Подготовка подобных бумаг позволяет избежать различных конфликтов, связанных с непредставлением важных сведений потенциальным партнерам фирмы.Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированыРассматриваемый бланк довольно часто используется в различных сферах делопроизводства. Использование описи позволяет систематизировать входящую и исходящую корреспонденцию, личные дела наемных сотрудников и другие внутренние документы предприятия.Следует обратить внимание, что по истечении трехгодичного срока, все вышеперечисленные документы должны быть переданы на хранение в архив, расположенный на территории компании.В случае ликвидации предприятия, Государственному архиву передаются лишь сведения обо всех сотрудниках компании.No related posts. Поделиться: ЗаписиРубрикиРубрикиПопулярноеКонтактыг.Москва, Кольская улица, дом 4, строение 47 (495) 852-03-94 © Copyright 2021, Права россиян .

Все права защищены.

Акт приема-передачи бухгалтерских документов

В процессе работы предприятия могут возникнуть ситуации, когда обязательно понадобится передача документов другому лицу. Определенные файлы оформляются при смене учредителя, главы компании.

При увольнении конкретного должностного лица информация переходит к новому сотруднику. Обычно есть приказ о назначении комиссии.

По её решению и будет осуществлен акт передачи документации.

При составлении файлов используют специальный бланк. Передаваемые дела чаще оформляют таблицей, в которой указываются:

  1. число, месяц, год;
  2. наименования бухгалтерских файлов.
  3. номера;

При смене директора или главного бухгалтера нужно поставить в известность организации, которые занимаются контролем предприятий, а также банк, обслуживающий компанию. Для госпредприятий, где имеет место смена директора, действует такое правило.

Частные организации принимают сами решение. Во время заполнения кадровых документов нужно обязательно указать:

  1. название;
  2. номер п/п;
  3. временной период;
  4. число файлов;
  5. примечания.

При необходимости отправки документации, связанной с воинским учетом, оформляется специальный акт.

Что он должен содержать?

  1. должность, ФИО ответственного за воинский учет;
  2. должность, ФИО лица, принявшего человека;
  3. ФИО должностных лиц, которые входят в комиссию;
  4. название файлов.
  5. причина;
  6. дата;
  7. название организации;

Учредителем назначаются исполнители, которые будут ответственны за процесс перевода файлов. Действует приказ о составлении комиссии. При этом указывается период, в течение которого проходит отправка.

При приеме на государственное хранение нужно указать название компании, передающей документы и наименование принимающего архива. Если есть определенные примечания, то они должны быть отражены в акте. В этом случае осуществляется отправка бухгалтерских файлов ЖСК по аналогии с приемом-передачей информации, связанной с бухгалтерией в других случаях.

Согласно приказу формируется комиссия, которая состоит из трех человек.

Обсуждения
Громкая музыка днем у соседей что делать

Оглавление:Что делать, если соседи шумят днемЧто делать, если...

Комментариев  0
Як відновити сторінку вконтакті

Оглавление:Восстановление страницы ВКонтакте после взлома,...

Комментариев  0
Куда подавать на алименты если прописана в пензенской области

Оглавление:Алименты как взыскать в селе Бессоновка в 2021 годуКак...

Комментариев  0

Консультация юриста

Информация

top