Главная - Другое - Преимущества планирования времени в самоменеджменте

Преимущества планирования времени в самоменеджменте

Преимущества планирования времени в самоменеджменте

Самоменеджмент — условие личного и профессионального успеха


У самоменеджмента определен круг правил и функций. Отметим основные из них. 1. Постановка цели.

Это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или другие параметры изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда работник хочет прийти и куда он попасть не хочет (но куда его хотят привести другие).

Одно из правил эффективного менеджмента гласит: «Случайные успехи красивые, но не гарантированные. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляются и случаются чаще». Стоит устанавливать краткосрочную цель, согласованную с достижением долгосрочной глобальной цели.

2. Планирование. Призвано обеспечить рациональное использование самого ценного ресурса — времени. Чем лучше спланировано время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя.

Планирование как составная часть заданий и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации цели. Планирование ежедневной работы, средне— и долгосрочных задач означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе. Главное преимущество, которое достигается путем планирования работы, заключается в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени.

Общий практический опыт на производстве показывает, что увеличение расходов времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом. 3. Основные правила планирования времени: 3.1. Соотношение (60:40). Опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (па 60 %).

Приблизительно половину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, потому что работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно оставлять определенный процент времени как резерв для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, экстренных случаев или в результате недооценки длительности каких-то дел. 3.2. Регулярность — системность — последовательность.

Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело. 3.3. Реалистичное планирование. Планировать нужно только такой объем задач, с которым работник реально может справиться.

3.4. Заполнение потерь времени. Заполнять потерю времени лучше но возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня наверстывать потерянное накануне.

3.5. Фиксация результатов вместо действий. Фиксировать в планах нужно результаты или цель, а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были исходно направлены непосредственно на достижение цели.

Это поможет избежать внеплановой деятельности.

3.6. Срок выполнения. Во избежание промедления и откладывания дел, нужно устанавливать точные сроки выполнения для всех видов деятельности. 3.7. Согласование различных планов во времени.

Чтобы более успешно внедрять свои планы в жизнь, работнику необходимо согласовывать их с планами других людей (начальника, подчиненных, коллег). 4. Принятие решений. Принятие решений допускает выбор первоочередных заданий и дел.

Принять решение — значит установить приоритетность. Основная проблема руководителей заключается в том, что они пытаются сразу выполнить слишком большой объем работы и распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущихся необходимыми дела.

Очередность выполнения заданий можно определять, пользуясь следующими критериями и методами:

  1. принцип Парето (соотношение 80:20). Исходя из этой закономерности можно сделать вывод относительно рабочей ситуации руководителя: в процессе работы тратится 20 % времени для достижения 80 % результатов. Это значит, что не следуют сразу браться за самые легкие, интересные или нуждающиеся в минимальных расходах времени дела. Необходимо приступать к вопросам в соответствии с их значением и важностью;
  2. важнейшие задачи составляют приблизительно 15 % всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этой задачи в достижение конечной цели составляет около 65 %;
  3. на важные задачи приходится около 20 % общего количества дел, значимость которых также около 20 %;
  4. установление приоритетов с помощью анализа АБВ. Техника этого анализа основывается на том, что доли в процентах более важных и менее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью буквы «А», «Б» и «В» все работы подразделяются на три группы в соответствии с их значимостью (важнейшие, важные и несущественные (менее важные)). Анализ АБВ основывается на трех закономерностях:
  5. менее важные и несущественные задачи составляют около 65 % всех дел, а значимость их составляет всего лишь приблизительно 15 %.

Чтобы применить анализ АБВ, необходимо следовать следующим правилам:

  1. задачи, которые остались, подлежат обязательному перепоручению:
  2. задачи категории А руководитель должен выполнять сам;
  3. оценить задачи в соответствии с категориями А, Б, В;
  4. систематизировать их по степени важности и установить очередность;
  5. составить список всех будущих заданий;
  6. задачи категории Б следует перепоручить;

— ускоренный анализ по принципу Дуайта Эйзенхауэра (президент США в 1953 — 1961 гг.).

Этот принцип является простым вспомогательным средством в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать преимущество. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Все дела подразделяются на 4 группы:

  1. срочные (менее важные дела) — их нужно делегировать;
  2. менее срочные (важные задачи) — их необязательно выполнять сразу, но выполнять их нужно самому;
  3. менее срочные (менее важные задачи) — от их выполнения можно воздержаться.
  4. срочные (важные дела) — их необходимо выполнять самому руководителю;

Делегирование является ключевой деятельностью менеджера.

Под делегированием в общем значении понимается передача заданий своему подчиненному из сферы деятельности самого руководителя, но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которое не может быть делегировано.

Передача задачи или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Отказ от делегирования приводит к перегрузке руководителя, сокращает время, необходимое для выполнения своих непосредственных обязанностей.

Делегирование помогает руководителю освободить время для более важной задачи и снизить загруженность, а также способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников, положительно влияет на мотивацию труда сотрудников. Для того чтобы успешно осуществлять делегирование, необходимо подобрать нужных сотрудников, четко распределить сферу ответственности, координировать выполнение порученной задачи и осуществлять контроль рабочего процесса и результатов, пресекать попытку обратного или следующего делегирования.
Для того чтобы успешно осуществлять делегирование, необходимо подобрать нужных сотрудников, четко распределить сферу ответственности, координировать выполнение порученной задачи и осуществлять контроль рабочего процесса и результатов, пресекать попытку обратного или следующего делегирования.

Не менее важно стимулировать и консультировать подчиненных, давать им оценку.

Делегировать следует рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу, как определение цели, руководство сотрудниками, задача высокой степени риска.

5. Реализация и организация. Допускает составление распорядка дня и организацию трудового процесса с целью достижения поставленной цели. Организация своего рабочего дня должна отвечать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Существуют 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

Правила начала дня:

  • повторный обзор плана дня, составленного накануне;
  • начинайте работу по возможности в одно и то же время;
  • согласовать план дня с секретарем (он будет эффективнее работать и сможет оградить руководителя от ненужных препятствий);
  • утром заниматься сложными и важными делами, потому что позже менеджер обычно бывает занят текущими делами.
  • приступать без раскачивания;
  • начинать день с позитивным настроением;
  • сначала — ключевые задания;

Правила основной части дня:

  • использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности;
  • контролировать время и планы.
  • отклонять дополнительно возникающую безотлагательную проблему;
  • влиять на фиксацию сроков в собственных интересах;
  • вовремя делать паузу и соблюдать размеренный темп;
  • рационально завершать начатое (отвлечение и следующее возвращение к работе требуют некоторого времени, потому начатое дело нужно или доводить до конца, или прерывать в нужный момент);
  • избегать незапланированных импульсивных действий;
  • выкраивать спокойное время для восстановления сил;
  • небольшие однородные задания выполнять серией (при этом только один раз проводится подготовка и в течение определенного времени руководитель занимается однородной деятельностью; благодаря непрерывности и концентрированности на процессе достигается экономия времени;
  • перепроверять весь комплекс работ с точки зрения необходимости отдельных работ;
  • логичная подготовка работы;
  • работать антициклично (т.

    е. в начале дня целесообразнее заниматься важнейшими заданиями, а в более беспокойный период — делами менее важными);

Правила завершения рабочего дня:

  • контроль над результатами и самоконтроль;
  • составить план на следующий день;
  • завершить начатые небольшие дела;
  • каждый день должен иметь свою кульминацию.

6. Контроль. Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса.

Все перечисленные выше функции самоменеджмента будут не настолько эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль.

Контроль охватывает три задания:

  1. осмысление физического состояния;
  2. корректировка но установленным отклонениям.
  3. сравнение запланированного с достигнутым;

Необходимо регулярно, через одинаковые промежутки времени, проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и свое время и составлять листок дневных препятствий. Контроль над результатами труда должен в любом случае производиться после выполнения задания. Тот, кто хочет себя по-настоящему разгрузить, не может отказаться от самоконтроля.

7. Информация и коммуникация.

Это важнейшая фаза, потому что все другие фазы нуждается в ней. На руководителя ежедневно обрушивается поток информации, с которым ему приходится разбираться.

В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо для эффективной работы.

Для того чтобы экономить свое время, руководителю необходимо разработать рациональный подход к получению, обработке и использованию информации.

И еще. Деловые люди часто сетуют на то, что в сутках всего 24 часа.

Успеть за день все запланированное просто невозможно, даже если вести переговоры с помощью конференц-связи и делать макияж стоя в пробке. К тому же и переговоры и макияж при этом не всегда удаются.

Обвинять в неудачах можно кого угодно. А можно научиться самоменеджменту, т. е. искусству управлять своим временем и ресурсами с максимальной эффективностью.

Тогда окажется, что в сутках есть время не только на сон, но даже на спорт и отдых.

О том, что такое самоменеджмент, знают или хотя бы слышали сегодня многие. С тем, что управление собой, своим временем и ресурсами полезно и правильно, соглашаются тоже многие. Но почему-то тех людей, которые вечно опаздывает, не знают, за которое из своих двадцати дел хвататься, по-прежнему больше, чем пунктуальных и уверенных.

Эти несчастные всегда находят массу причин тому, почему ничего не успевают, и, главное, не хотят учиться успевать. Но, как оказывается, это всего лишь мифы, которые развеиваются специалистами так же легко, как придумываются теми, кто не хочет управлять собой [65].

Рациональное планирование личного и рабочего времени

управление временем или Тренинг тайм менеджмент Преимущества владения искусством самоменеджмента (тайм менеджмента) состоят в следующем:

  1. работа выполняется с меньшими затратами времени.
  2. правильная организация труда приносит более эффективные результаты в работе.

Время – продукт очень дефицитный.

Однако, вполне реально сделать так, чтобы за определенный промежуток времени успевать намного больше. Чтобы не упускать время, нужно тратить его рационально.

Руководитель всегда находится в трёх измерениях: в настоящем, прошлом и будущем. Но вот время, к сожалению, необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать.

Оно проходит безвозвратно. И пока руководитель «бьется» над одной насущной проблемой, на смену ей приходит новая. Для того, чтобы понять всю подноготную данной ситуации, необходимо выяснить причины дефицита времени. На тренинге по тайм менеджменту так и ставят задачу.

Зачастую причины дефицита времени заключаются в следующем:

  1. бесплановость работы.
  2. частая смена незаконченных частей разных дел.
  3. переутомление.
  4. суетливость.
  5. доработка отдельных рабочих моментов дома, вне рабочего времени.
  6. постоянная спешка.

При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на том деле, которое он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах его эффективного выполнения, которые возможно лучше, чем тот, который пришёл на ум первым.

При бесплановой работе руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. Планирование рабочего врем У него нет чёткого распределения работ по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов. Часто руководители берут «работу на дом». При этом время, отведённое на отдых, расходуется на работу.

При этом время, отведённое на отдых, расходуется на работу. Руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и, в конечном итоге, ведёт к упадку здоровья.

Переутомление является результатом плохой организованности дня, но также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

Низкая мотивация персонала «на планирование времени» является «рваный» график и переутомление. Следовательно, каждому руководителю следует проводить инвентаризацию своего времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающего дефицита времени (рис.1).

Инвентаризация времени включает в себя:

  1. анализ используемого времени.
  2. разбор «поглотителей» времени.
  3. анализ временных потерь.

Но ничто так не повышает рациональное использование времени как его планирование.

Планирование начинается с цели. Если у руководителя есть осознанная цель, то все его действия будут неосознанно направляться на достижение этой цели.

Случайные успехи хороши, но редки.

Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемые и случаются чаще.

Для того чтобы добиться успеха, необходимо правильно выбрать цели.

Путём анализа своих способностей руководитель определяет, что вообще он можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей располагает. Возможно также составление списка крупнейших неудач и поражений с краткой характеристикой и не предвзятой оценкой таковых.

Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны.

Формулирование целей — это последняя ступень постановки целей, необходимая для последующей стадии планирования.

Доказано, что если уделять планированию своего рабочего дня хотя бы 10 минут в день, то можно сэкономить до двух часов. Начать следует с составления плана на несколько лет вперед. Следующим этапом – составить план на период времени равный году. При реализации плана желательно придерживаться заданной хронологии выполнения дел.
При реализации плана желательно придерживаться заданной хронологии выполнения дел.

Квартальный план детализирует и дополняет годовой. Он в свою, очередь, является основой для составления плана на месяц. Далее — декадный план. Это ещё более детальный, точный прогноз планируемого периода.

Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени.

План на день обычно составляется в форме так называемого «Дневника времени». «Дневник времени» – важнейшее рабочее средство самоменеджмента. Это и календарь-памятка и записная книжка. Он является хорошим инструментом планирования, справочником и инструментом контроля. Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку. Важнейшим аспектом экономии времени является то, что руководитель должен заниматься строго своими обязанностями.

Он не должен заниматься непосредственной деятельностью других сотрудников в следствии недоверия к ним или по другим причинам. Идя дальше, следует отметить, что руководителю, в силу своей занятости, просто необходимо делегировать часть своих полномочий другим лицам. Руководитель в течение своего рабочего дня и всего рабочего времени имеет дело с множеством документов.

Это самая важная фаза, так как все остальные фазы нуждаются в ней. Информация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции.

В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо.

Для того чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к овладению информацией.

Он подразумевает под собой рациональное чтение, которое включает в себя определение какую именно информацию необходимо получить, краткое ознакомление с материалом через его содержание и выяснение, присутствует ли она в нем.

Не лишним будет познать различные методики чтения, которые убыстряют этот процесс. Что касается инструментов планирования, средств, при помощи которых руководитель фиксирует свои планы на день, квартал, месяц… то, в зависимости от предпочтений, это могут быть: 1. Инструменты электронного планирования, так называемые «электронные ежедневники»: — персональные информационные программные менеджеры, такие как Microsoft Outlook, содержащие в себе не только почтовый сервис но и календарь, содержащий удобные инструменты организации рабочего времени.

— электронные календари глобальной информационной сети Интернет со встроенным сервисом напоминаний обо всех мероприятиях по SMS и e-mail, а также возможностью синхронизации календаря с мобильным телефоном. Например, календарь Google. 2.

Инструменты для планирования на бумажном носителе: — бумажный ежедневник.

В него удобно заносить долгосрочные цели и задачи, которые следует выполнить в перспективе от одного до нескольких месяцев или же лет. — стикеры. Служат напоминанием для первоочередного совершения определенных действий.

Руководитель, при планировании личного и рабочего времени, по своему усмотрению, может использовать одновременно как несколько инструментов планирования, так и один, наиболее удобный для себя метод планирования.

Руководителю, как и его подчиненным, для достижения эффективного планирования личного и рабочего времени, ощутимую пользу принесет тематический бизнес тренинг LiCO:

  1. .

Учись Учиться

User Rating: 5 / 5

Please Rate Vote 1 Vote 2 Vote 3 Vote 4 Vote 5

  1. планирования времени.
  2. постановка целей
  3. Самоменеджмент

3.

Самоменеджмент Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Основная цель самоменеджмента – максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства.

Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими затратами, лучше организовать труд ( следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки и стрессы. У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций: Постановка целей Постановка целей – это выражение в виде четких намерений и в точных формулировках наших интересов, потребностей или задач, что помогает сориентировать действия и поступки на эти цели и на их выполнение.

Для этого цель должна описывает конечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится.

Постановка цели — безусловная предпосылка планирования, а следовательно, и успеха — заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах надо достичь. Осознание своих целей очень часто означает значительную самомотивацию для работы, т.к. цель даёт ясное представление о том, в каком направлении необходимо двигаться.

Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели.

Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда менеджер хочет прийти и куда он попасть не хочет (но куда его хотят привести другие). Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е.

цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки.

Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”. Нахождение цели Для того чтобы добиться успеха, необходимо правильно выбрать цели. У каждой фирмы, у каждого менеджера есть одна основная, важнейшая цель, которая разбивается на множество небольших промежуточных целей низшего уровня, достижение которых обеспечивает достижение цели более высокого уровня и, в конечном счете, высшей цели.

Нужно устанавливать ясные согласованные между собой цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия, чтобы их можно было непосредственно планировать. Четко определенные, зафиксированные на бумаге цели автоматически приобретают обязательный характер, побуждают к постоянному анализу, перепроверке и ревизии.

Ситуационный анализ Представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны). Путём анализа своих способностей менеджер определяет, что вообще он может сделать, т.е.

каким личным потенциалом для достижения своих целей он располагает. С другой стороны, менеджер должен ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.

Помочь в этом может составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия каких качеств они были. «Знать свои слабости – значит, укреплять свои сильные стороны». Формулирование целей Установка сроков воплощения целей и формулирование желаемых результатов. Это последняя ступень при постановки целей, когда формулируются конкретное практических целей для последующей стадии планирования.

Это последняя ступень при постановки целей, когда формулируются конкретное практических целей для последующей стадии планирования. Нельзя брать на себя слишком много, чтобы не погрязнуть в невыполненных делах.

Следует устанавливать краткосрочные цели, согласованные с достижением долгосрочных глобальных целей.

Планирование Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного ресурса – времени.

Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.

Также, как любая фирма планирует или должна планировать свою сбытовую и производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть течения событий.

Нужно планировать использование времени для достижения поставленных целей. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени.

Общий практический опыт на производстве показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование.

Принципы и правила планирования времени Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, чтобы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность задач.

Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Основные правила планирования времени: 1.

Соотношение (60:40). Опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%).

События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (“поглотители” времени) не могут быть запланированы целиком без остатка в связи со спецификой работы менеджера, которая заключается в том, что примерно половину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, т.к.

работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно оставлять определенный процент времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности каких-то дел, но при этом стараться сократить количество “поглотителей” времени. 2. Сведение задач воедино – план действий.

Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах.

Целесообразно разделить их на долго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею. 3. Регулярность – системность – последовательность.

Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.

4. Реалистичное планирование. Т.е. планировать нужно только такой объем задач, с которым менеджер реально может справиться.

5. Восполнение потерь времени.

Восполнять потери времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне. 6. Фиксация результатов вместо действий.

Фиксировать в планах нужно результаты или цели , а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.

7. Установление временных норм. Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.

Поэтому следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. 8. Срок исполнения. Чтобы избежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности. 9. Переработка – перепроверка.

План нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того, могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью. 10. Согласование временных планов.

Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, менеджеру необходимо согласовывать их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег) .

  1. постановка целей
  2. планирования времени.
  3. Самоменеджмент

Rating: ( 1 Rating )

Недавно добавили Здоровье студентов по данным субъективной оценки и факторы риска, влияющие на него 29 October 2011 Рождество в России и Великобритании 29 October 2011 Разработка классного часа «Диспут по конфликтам » 13 January 2011 Участие населения в правотворческом процессе муниципальных образований: реальность или фикция?

18 January 2014 Тема 5. Ценовая политика. 3 Цены на мировом рынке 4.Ценовые стратегии в международном маркетинге 14 January 2011 Тема 1.

Введение в компьютерные сети. 14 January 2011 Центробанк и его функции 12 January 2014 Методология и практика социально-гигиенического мониторинга 29 October 2011 Цветопсихология.

Изучение личностных характеристик старшеклассников методами цветопсихологии 29 October 2011 ПОНЯТИЕ О ЛОГИКЕ И СТРУКТУРЕ ИССЛЕДОВАНИЯ. СОСТАВЛЕНИЕ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОГО ПРОЕКТА ИЛИ ПРОГРАММЫ 29 October 2011 Самое читаемое

  1. Корректурная проба
  2. Методика «Счет по Крепелину»
  3. Лекция 3.

    Планирование научного исследования.

    Формулировка целей и задач.

  4. Характеристика На ученика 8а класса
  5. Понятие и виды преступности несовершеннолетних.

  6. Психолого-педагогическая характеристика на ученика 7«В» класса
  7. Отчет по производственной практике
  8. Лекция 11. Научные методы исследования. Правила выбора методов в соответствии с темой и задачами. Виды методов для различных направлений исследования.

  9. Психологическая диагностика и коррекция агрессивного поведения детей и подростков
  10. Список литературы по менеджменту

Последние новости Создание и исследование компьютерного электрокардиографа 02 February 2014 Оценка загрязнения продуктов питания на примере кисло-молочной продукции региональных производителей 02 February 2014 Дистанционная ударноволновая литотрипсия 01 February 2014 Исследование возможностей использования шумомера 01 February 2014 Методы компьютерной обработки визуальной информации УЗ-сканеров 25 January 2014 Правовое регулирование медиации в России 19 January 2014 Психологическая диагностика и коррекция агрессивного поведения детей и подростков 19 January 2014 Итоговое игровое профориентационное занятие «Как устроиться на работу» 19 January 2014 Участие населения в правотворческом процессе муниципальных образований: реальность или фикция?

18 January 2014 Хрематонимы города Кирова: опыт комплексного анализа 18 January 2014 Сейчас читают Круглый стол «Студенческие научные общества — проблемы и перспективы&quot 29 October 2011 ГВОЗДИКА БОРБАША 26 March 2012 Тест «Закон всемирного тяготения. ИСЗ» 03 December 2011 Коммунальные услуги: новый порядок и условия оплаты 03 March 2012 Роль и задачи кадровой службы, регламентация ее деятельности 11 January 2011 СОВРЕМЕННЫЕ ПРОБЛЕМЫ КАЧЕСТВА ЖИЗНИ СТУДЕНТОВ 29 October 2011 Гражданское общество и его происхождение 26 March 2012 ЗАРУБЕЖНЫЕ КРИМИНОЛОГИЧЕСКИЕ ТЕОРИИ И ШКОЛЫ.

РАЗВИТИЕ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ КРИМИНОЛОГИИ 25 March 2012 ЛИЧНЫЕ НЕИМУЩЕСТВЕННЫЕ ПРАВА СУПРУГОВ 05 April 2012 Анализ качественного состава жевательных резинок и их влияние на организм человека 29 October 2011

Всё по специальности Менеджмент

Процесс планирования обеспечивает эффективное и экономное использование времени.

Оно дает менеджеру большую уверенность в себе и в достижении успеха. Замечено, что планирование каждый день в течение 10 минут обеспечивает 2 часовую экономию рабочего времени менеджера на практике. Правила планирования: 1. При планировании соблюдать соотношение 60/40, то есть охватывать планом всего лишь 60% рабочего времени, а 40% оставлять на непредвиденные ситуации.

2. Регулярно проводить анализ видов деятельности и расхода времени, то есть документировать и анализировать, как и на что потрачено время.

3. Сводить задачи воедино, то есть составлять план действий, перечислять все предстоящие в плановом периоде дела, разделив их на долгосрочные и краткосрочные.

4. Осуществить реалистичное планирование, то есть планировать такой объем работы, с которым можно справиться в установленные сроки. 5. Восполнять, по возможности, сразу допущенные потери времени. 6. Составлять временные планы в письменной форме, что позволит всегда иметь полный обзор дел и окажет мобилизующее воздействие.

7. Невыполненные задания, которые не потеряли своей актуальности, включаются в план на следующий период. 8. Устанавливать временные нормы, то есть предусматривать в своем плане на каждое дело ровно столько время, сколько оно требует.

Обычно планирование в самоменеджменте осуществляют в пять этапов: 1. Составление заданий: необходимо записать все, что желаем и должны сделать на следующий день (задачи из невыполненного плана, периодические возникающие задачи и сроки, задачи из месячных и недельных планов). Задачи необходимо распределить по приоритетности, делить на долгосрочные и краткосрочные и проверить на возможность выполнения более рациональным путем.

2. Оценка длительности дел: напротив каждого дела указывается примерное время его выполнения. Суммируя все время, получаем ориентировочное общее время.

3. Резервирование времени: на план 60% — 5 часов рабочего дня. 4. Возможность сокращения и делегирования. Перепроверяем потребность во времени и снижаем время на все дела до необходимого минимума.

Рассматриваем каждую задачу с целью рационализации.

5. Контроль и перенос несделанного. Ежевечерние затраты на план в начале 20 минут, затем 5 минут обеспечивают многократную экономию рабочего времени, и уже на пути домой и утром на работу подсознание переработает поставленные задачи и подготовит возможные решения.

В качестве универсального инструмента планирования менеджеры широко используют «дневник времени» — органайзер.

В календарную часть помещаются различные формуляры для месячных, недельных и дневных планов.

Особое значение придается плану дня (на каждый день отдельный лист). Здесь так же размещены листки по соответствующим месяцам и неделям, которые используют для переноса сроков на следующие периоды.

Использованные листки в конце периода брошюруют и создают архив. Новые дневные листки снабжают всеми сроками из недельных и месячных планов.

В них отмечают важные даты, такие как дни платежей, уходы в отпуск, дни рождения. Таким образом менеджер отражает все свои дела, ничего не забывается.

В разделе служебных и частных дат отражают следующую информацию: сроки проведения мероприятий, расписание поездов и самолетов, универсальные листки планирования и карточки для записи идей.

В общей части находятся различные отделения для визитных карт, фотографий, чековых и пластиковых карт, мелких денег и купюр. Используя дневник времени, менеджер может успешно спланировать любой день, неделю, месяц, год; организовать и корректировать работу; повысить качество работы и позволить сэкономить ежедневно около часа рабочего времени.

5 функций самоменеджмента

  1. продуктивность
  2. постановка и достижение целей
  3. личностный рост

.

Содержание

  1. Выбор целей
  2. Определение приоритетов
  3. График и корректирование
  4. Сущность самоменеджмента
  5. Функции самоменеджмента
    • Выбор целей
    • Планирование
    • Определение приоритетов
    • График и корректирование
  6. Планирование

Самоменеджмент или таймменеджмент — это методика правильного использования времени, для достижения личного и профессионального роста.

Это определение можно назвать синонимом слова «саморазвитие».

Сущность самоменеджмента Самоменеджмент руководителя заключается в правильном распределении своего времени. Что считается самым ценным для человека? То, чем обладает абсолютно любой, но не каждый может пользоваться им правильно.

Деньги? Успех? Потенциал? Профессиональные или личные качества? Нет, самое ценное в жизни человека — это его время. Его невозможно взять в кредит, накопить, отдать кому-то.

Время бесценно. Хотя им обладает любой человек, не каждому удается понять его значимость. Если взять за основу определение «время — деньги», то у человека, который умеет распоряжаться своим временем, при такой нестандартной конвертации оно стоит намного больше. Успех руководителя зависит не только от его лидерских качеств или навыков управления большой организацией, но и способности правильно, экономно распределять свое время.

Известный американский специалист в области менеджмента Ален Маккензи говорил «Нет ничего более легкого, чем быть занятым.

И нет ничего более трудного, чем быть результативным». Можно собрать вокруг себя кипу дел, потратить на их выполнение много рабочих часов, но при этом ни одно так и не довести до конца.

Функции самоменеджмента Самоменеджмент позволяет лучше организовать рабочий процесс, снизить загруженность руководителя, повысить результативность его работы и исключить такие побочные эффекты, как стресс от постоянной спешки и хронического неуспевания. Этот комплекс методов позволяет взять собственную жизнь под контроль, почувствовать себя ее хозяином.

Ежедневно руководитель выполняет ряд определенных действий. Эти повторяющиеся процессы можно назвать кругом самоменеджмента.

В нем присутствуют пять ключевых функций:

  1. организация рабочего процесса и составление графика;
  2. планирование задач;
  3. постановка целей;
  4. определение приоритетных задач, выполнение которых необходимо перенести на ближайшее время;
  5. корректирование целей в зависимости от обстоятельств.

Теперь нужно рассмотреть каждую функцию круговорота по отдельности. Выбор целей Первый и самый важный аспект самоменеджмента. Руководитель должен уметь правильно анализировать ситуацию, чтобы определить, к чему именно его организации следует стремиться.

Важно правильно обозначить результат, который появится после достижения поставленных задач.

В данном случае цель выполняет роль стимула, который заставляет руководителя и всю компанию двигаться вперед, идти к какой-то определенной точке.

Таких «остановок» на дороге развития компании будет множество.

Цели и задают направление всего пути. При выборе задач менеджер должен сопоставлять их с основными требованиями: гибкость, конкретность, реальность выполнения, совместимость отдельных задач друг с другом. Перед тем, как обозначить цель, нужно дать честную оценку своим возможностям.

Постановка задач, которые считаются невыполнимыми для конкретного человека могут привести к двум противоположным результатам:

  1. Работа на пределе возможностей, когда человек совершает головокружительный прыжок «выше головы». Достижение цели и победа над собой.
  2. Неудача, стресс, падение самооценки и подрыв веры в себя.

Цели обретают свою форму только в том случае, если для них определены конкретные временные рамки.

Бессрочная задача — это мираж, который будет только мешать работе.

Ее выполнение систематически откладывается на потом, а «потом» так и не наступает.

Планирование Планирование действий — это создание четкого графика. В нем для каждой работы найдется свое время.

Рациональное расходование этого ресурса определяется именно с помощью планирования.

Существует два критерия распределения времени:

  1. Минимальный. Достижение целей происходит в сжатые сроки.
  2. Максимальный. Предполагает использование всего имеющегося времени для результативной деятельности.

Время, которое менеджер расходует на планирование, значительно экономит этот же ресурс уже в процессе работы.

Руководитель должен научиться отделять важные задачи от второстепенных. В графике нужно фиксировать результаты, а не действия. Это станет дополнительным стимулом для выполнения работы.

Планы должны быть гибкими, чтобы оставалось место для форс-мажорных обстоятельств.

Помимо краткосрочных задач в график нужно добавлять глобальные цели, достижение которых растянуто во времени.

Определение приоритетов Очень часто руководители выполняют большое количество мелких задач, которые не дают значимого результата.

Время расходуется, а действительно серьезные цели «простаивают» впустую. В списке задач нужно правильно расставлять приоритеты.

Срочное — не всегда значит важное.

При планировании своего времени этот аспект нужно учитывать, распределяя цели по степени их значимости. После этого можно приступать к последовательному выполнению, в соответствии с позициями в графике.

В данном случае полезным окажется правило Парето.

Из этой закономерности следует, что 80% результата приходится всего на 20% усилий. Оставшиеся 20% результата человек получает, когда прикладывает 80% усилий.

Если пользоваться этим правилом, то можно повысить эффективность своей работы, и не тратить время попусту.

График и корректирование Для составления графика нужно воспользоваться методом АВС.

Сначала составляется список всех дел, намеченных на определенный период.

Затем дела распределяются по степени значимости. Каждая задача в списке нумеруется. Теперь все дела нужно распределить на три категории:

  1. Б. Занимают 20% от всех задач. Значимые дела, выполнение которых все же можно перепоручить другому человеку.
  2. А. Занимают 15% от совокупности всех дел. Самые важные.
  3. С. На них приходятся оставшиеся 65%. Дела, которые необходимо отдать на выполнение кому-то из подчиненных.

После этого нужно сравнить распределение дел в черновом графике и предполагаемые временные затраты на их выполнение в соответствии с очередностью по этой системе.

Остается только сделать корректирование.

Ориентироваться нужно на дела из категории А.

В грамотном распределении времени поможет и другая классификация дел.

В ее основе лежит оценка сочетания двух параметров: срочность и важность. Похожие статьиЕщё от автора Как начать жизнь с чистого листа без страха Как найти жену: 4 места, где водятся невесты Эгоцентризм: 6 характеристик эгоцентрика и решение проблемы Как разобраться в себе: 7 действенных советов Пирамида Маслоу: 7 потребностей человека и их применение в жизни В поисках формулы успеха: три варианта, десятки возможностей Самопрезентация: 5 этапов, 6 советов, сотни возможностей Жизнь замечательных людей или как стать знаменитым Как развить силу воли Лучшие статьи

  1. Удача40
  2. Психология247
  3. Зачем и как учить английский язык Посмотреть Рекомендуем к изучению Категории статей

    • Успех249
    • Психология247
    • Саморазвитие225
    • Здоровье134
    • Финансы110
    • Карьера105
    • Истории успеха102
    • Афоризмы58
    • Образование и обучение45
    • Удача40
    • Сила мысли25
    • Сайты Друзей17
    • Видео15
    • Программы5

    © Constructorus.ru 2014-2021 | Все права защищены.

    Полное или частичное использование материалов без согласия автора и прямой индексируемой гиперссылки на сайт Constructorus.ru запрещено. Нарушитель может быть привлечен по действующему законодательству РФ, в том числе по статье 1250 ГК РФ и статье 146 УК РФ.

Обсуждения
Громкая музыка днем у соседей что делать

Оглавление:Что делать, если соседи шумят днемЧто делать, если...

Комментариев  0
Як відновити сторінку вконтакті

Оглавление:Восстановление страницы ВКонтакте после взлома,...

Комментариев  0
Куда подавать на алименты если прописана в пензенской области

Оглавление:Алименты как взыскать в селе Бессоновка в 2021 годуКак...

Комментариев  0

Консультация юриста

Информация

top