Главная - Медицинское право - Докладная записка главному врачу образец

Докладная записка главному врачу образец

Докладная записка главному врачу образец

Как написать докладную записку, ее образцы


18.01.2014 Актуально на 18 января 2014 Время для прочтения: 8 минут Прочитано: Сохранить статью Содержание Докладная записка – это документ, оформленный на имя руководителя, главного бухгалтера либо любого другого сотрудника организации. Докладная записка имеет юридическую силу, так как составляется с целью принятия мер или каких либо действий по изложенной в ней проблеме. Докладная записка должна быть составлена как орфографически так и юридически грамотно, в ней должна быть подробно изложена сложившееся проблема и желательно наличие действий по ее решению который предлагает сам ее составитель. Докладная записка, адресованная руководителю организации или отдела, является внутренним документом и может составляться на простом листе формата А4.

Если документ направлен в вышестоящую организацию, то он автоматически становится внешним, и составляется на фирменном бланке.

Основная цель докладной записки – не просто ознакомить вышестоящие руководство со сложившейся проблемой или сходом проводящихся работ.

А также и побудить руководство к оперативному принятию мер для решения сложившейся обстановки.

Докладная записка должна быть составлена по форме ОКУД, идти под кодом 0286041. Докладные записки делятся на несколько классификаций в зависимости от информационной составляющей или адресата (на чье имя составлена эта записка).

1. Так, по первой классификации она будет информационной отчетностью, в которой будут указаны этапы, сложности и особенности проводимых работ.

Составитель такого рода докладной должен на доступном и профессиональном языке донести до начальства, на каком этапе развития находится тот или иной проект, и что делается для обеспечения его реализации.

Подобные докладные составляются регулярно, до последнего времени, пока проект не будет завершен.

Отчетные записки напрямую связывают руководство организации с управляющими проекта Это позволяет оперативно узнавать, в каких направлениях не хватает средств, в каких из них переизбыток, и соответственно принять меры по нормализации работы проекта. 2. Вторая классификация – это докладные записки, в которых подробно излагается конкретный случай с предлагаемыми методами их решения.

Как правило, такие докладные несут негативный характер.

В них чаще всего описывается нарушение трудовой дисциплины сотрудником организации. Формы и виды докладной не меняются независимо от рода деятельности и принадлежности организации.

Докладная на врача образец

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей как внутренний документ организации имеет конкретного адресата.

Она направляется исключительно вышестоящим лицам, уполномоченным принимать решения по изложенным фактам и вопросам.

Именно поэтому и называется «докладной». Хотя традиционно считается, что унифицированных требований к ее оформлению нет, это не так: любой внутренний документ составляется по определенным принципам, чтобы стать основанием для принятия распорядительных актов. В статье рассмотрим, как составляется докладная записка: образец можно использовать, адаптировав его к своим обстоятельствам.

Классификация возможна по нескольким признакам:

  1. в зависимости от содержания:
  1. отчетными, то есть их составление регулируется внутренними документами организации и сообщает об определенном этапе в ее деятельности;
  2. информационными, доносящими определенные данные до начальства;
  3. инициативными — с предложениями работника;
  • в зависимости от адресата служебная записка может быть внутренней (направляемой к руководству самой компании) и внешней (то есть адресатом является вышестоящая организация);
  • в служебках могут быть изложены различные факты, например, об уклонении от исполнения служебных обязанностей, о нарушении трудовой дисциплины и т. д. По данному признаку можно выделить множество типов служебки.
  • Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого можно проинформировать руководство о происшествии, требующем внимания и реакции. Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решение: как реагировать на поступившую информацию, какие принять меры вплоть до дисциплинарного наказания, взыскания и увольнения.

    Ее рассмотрение можно назвать обязанностью руководства.

    Таков общий порядок рассмотрения обращения. Докладная записка — пример взаимодействия в коллективе и получения обратной связи руководством от персонала. Есть много случаев, когда пишется докладная, пример: неисполнение должностных обязанностей, некорректное поведение.

    Причины и форма написания в законодательных актах не регламентируются. Обычно пишется в случаях:

    1. наличия споров производственного или административного характера — при необходимости вмешательства руководства для урегулирования;
    2. неправомерного делегирования полномочий — для обеспечения реагирования руководства;
    3. происшествий, которые повлекли или могли повлечь вред работникам или материальный ущерб имуществу работодателя;
    4. при несогласии работника со спорным, по его мнению, решением руководства;
    5. нарушения работником трудовой дисциплины, например при отказе выполнять свои обязанности, — для привлечения внимания руководства;
    6. при наличии длительной конфликтной ситуации — для изложения своей позиции;
    7. создания отчета о каком-либо этапе деятельности — чтобы доложить о результатах работы;
    8. проявления инициативы работников относительно улучшения деятельности компании, производственного процесса, например для внесения рационализаторских предложений;
    9. достижения работником значительных результатов, на которые руководству нужно, по мнению менеджера среднего звена, обратить внимание, например для премирования работника за успешный труд.

    Это один из наиболее распространенных видов служебных записок.

    К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, например об опозданиях на работу или игнорировании распоряжений администрации. Такой документ может стать инициативным, то есть когда коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника.

    Бывают ситуации, когда докладная на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы.

    Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом.

    Согласно ст. 193 ТК РФ , перед применением административного взыскания руководитель должен взять объяснительную у сотрудника.

    Это обязанность администрации, при неисполнении которой решение о наказании может быть признано незаконным. Служебная записка чаще всего становится основанием для написания объяснительной — это один из наиболее распространенных способов получения руководством информации о нарушении дисциплины или отказе от исполнения кем-либо из работников своих обязанностей.

    У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работник должен выполнять. При устройстве на работу до гражданина должна быть донесена его трудовая функция, работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором.

    Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами.

    О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия для принятия решения.

    Для этого и нужна докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец такого документа может быть разработан в организации в качестве шаблона (можно воспользоваться примером из нашей статьи).

    В то же время, согласно ст. 142 ТК РФ , работник может приостановить свою трудовую деятельность и не исполнять трудовую функцию при невыплате заработной платы, и это не будет считаться нарушением договора, так как нет встречного обеспечения. В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации.

    В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации. Главное правило служебки — четко описать, что произошло и кто в этом виноват. Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело или может привести.

    Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто именно работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит.

    Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении быть не должно.

    Как же должна выглядеть докладная записка?

    Образец по ГОСТу, к сожалению, предоставить невозможно, поскольку отдельного свода правил для нее нет. Существует ГОСТ Р 7.0.97-2016, который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов компании, его можно взять на вооружение.

    Если применять установленные в нем принципы, будет составлена грамотная докладная записка, образец по ГОСТу, однако, в данном документе не дан, его необходимо разработать самостоятельно. Но поскольку служебная записка — это официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, он должен содержать все элементы, присущие официальным бумагам:

    1. справа в углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
    2. в конце обязательно ставится дата и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.
    3. в середине — название документа;
    4. по возможности оформляется на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
    5. информация, которую надо донести, с указанием конкретных дат, должностей и имен сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют своих служебных обязательств;

    Григорьевой Ольге Петровне от администратора магазина Давыдовой Ирины Викторовны о нарушении должностных обязанностей Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г.

    продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич проигнорировал мое задание по оформлению витрины и отказался заниматься выкладкой товара, что входит в его должностные обязанности. По этой причине оформление магазина в связи с появлением нового ассортимента оказалось под угрозой срыва. Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

    При устройстве на работу гражданина знакомят с Правилами внутреннего трудового распорядка, существующими в организации, коллективными договорами и иными локальными нормативными актами при их наличии. Обязательно нужно ознакомить работника со всеми документами, определяющими трудовую дисциплину на предприятии, чтобы он знал, какие действия допустимы, каков трудовой распорядок, график работы и т. д. Нарушение дисциплины может привести к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения.

    Посмотрим, как пишется докладная в случае дисциплинарных провинностей. Григорьевой Ольге Петровне от администратора магазина Давыдовой Ирины Викторовны о нарушении трудовой дисциплины Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавцом отдела детских товаров Ивановым Григорием Дмитриевичем было допущено грубое нарушение трудовой дисциплины.

    После обеденного перерыва Иванов Г.Д.

    не вернулся на рабочее место и отсутствовал до конца рабочего дня (с 14-00 до 18-00 часов).

    Никаких уважительных причин своего отсутствия Иванов Г.Д.

    не озвучил, оправдательных документов не предоставил.

    Прошу привлечь Иванова Д.Г. к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины. Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

    Некорректное поведение непосредственно нарушением дисциплины может не являться, однако это создает неблагоприятный климат в коллективе и способствует появлению конфликтных ситуаций.

    Служебная записка в этом случае оформляется не только в целях наказания, но в большей степени для недопущения в будущем подобных действий. Если в действиях работника содержатся признаки административного правонарушения или уголовного преступления, должны быть приняты соответствующие меры реагирования. Григорьевой Ольге Петровне от администратора магазина Давыдовой Ирины Викторовны о некорректном поведении сотрудника Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г.

    продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич было позволил себе некорректное поведение по отношению к бухгалтеру магазина Сениной Галине Ивановне. Иванов Г.Д. не только язвительно высказался в отношении внешнего вида Г.И.

    Сениной, что уже является нарушением корпоративного стиля поведения, но и добавил слова из разряда ненормативной лексики. Хочу добавить, что Иванов Д.Г. и раньше допускал грубые выражения в отношении коллег, о чем ему неоднократно делались замечания. Такое поведение нервирует коллег и мешает работе.

    Такое поведение нервирует коллег и мешает работе.

    Прошу привлечь Иванова Д.Г. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте. Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

    Важно, чтобы документ попал к руководству, иначе оно не сможет привлечь к ответственности прогульщика или работника, не справляющегося со своими трудовыми функциями. Для этого служебку можно отнести лично директору или начальнику подразделения, в котором выявлено нарушение. Если начальства нет на месте, бумагу надо зарегистрировать в секретариате.

    Секретарь передаст ее руководителю как входящую корреспонденцию. Любая служебная записка создается в целях информирования руководства. Ее рассмотрение — ответственность директора, его заместителя, начальника отдела, уполномоченного на то внутренними документами, уставом и т.

    д. По итогам разбирательства по изложенным в ней фактам руководитель принимает определенное решение.

    Свою волю он излагает в резолюции, которая в дальнейшем является основанием для исполнения решения руководителя.

    Дисциплинарное взыскание накладывается только после получения объяснений от гражданина, в отношении которого была составлена служебка.

    Отказ в их предоставлении не является препятствием для принятия мер реагирования, однако данный отказ необходимо оформить отдельным актом. Также рекомендуется составить акт расследования обстоятельств случившегося в целях получения необходимых доказательств на случай последующих разбирательств с участием судебных органов (дисциплинарное взыскание может быть оспорено работником).

    Взыскание действует в течение года. До истечения этого срока оно может быть снято решением руководства. Причем инициатива снятия может исходить как от самого работника, так и от его непосредственного руководителя, а также представительного органа или самого руководителя организации.

    Люди вырастают, но к сожалению, зачастую только в плане возраста и веса. Поведение их бывает далеко от разумного.

    Ситуации, когда сотрудник позволяет себе оскорблять сослуживцев, совсем не редки.

    Здесь важно во-первых, не замалчивать инцидент, а во-вторых знать, как правильно действовать.

    Начать следует с докладной записки.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

    Прежде чем жаловаться на распущенное поведение сослуживца, необходимо знать, что вас именно оскорбили – это во-первых, а также чего вы хотите добиться и каковы ваши шансы на восстановление справедливости- во-вторых. Дело в том, что этот вопрос даже несмотря на отражение в действующем кодексе, весьма субъективен и не до конца освещен.

    Согласно нормам административного законодательства (ст. 5.61 КоАП), под этим термином понимается выраженное в неприличной форме публичное унижение чести и человеческого достоинства.

    Статья 5.61. Оскорбление

    • Непринятие мер к недопущению оскорбления в публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
    • Оскорбление, то есть унижение чести и достоинства другого лица, выраженное в неприличной форме, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей; на должностных лиц — от десяти тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.
    • Оскорбление, содержащееся в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц — от ста тысяч до пятисот тысяч рублей.

    Но дело в том, что разные люди имеют к этому разный подход. Например, начальник, узнав о мягко говоря, неквалифицированном поведении своего подчиненного, высказал ему то, что думает и назвал его действия дурацкими. Оскорбление это или всего лишь переход на личности?

    Ведь никаких табуированных слов начальник не употреблял.

    А если вы после этого начали с ним пререкаться, то его слова соответствуют истине, потому что в данном случае некорректное поведение демонстрируете уже вы. Другое дело, если вы услышали мат или бранные слова в свой адрес. Докладной запиской по поводу оскорбления называют бумагу информационно-справочного назначения, целью которого является поставить руководство в известность о недопустимом поведении работника и о необходимости принятия мер.

    Инициатором написания записки о хамском поведении на рабочем месте может быть любой работник, получивший от коллеги или от вышестоящего лица такого рода выпад.

    Если ваш коллега по цеху не просто не стесняется в выражениях, но перешел все рамки допустимого, следует обращаться к руководству в письменной форме. Ваша бумага на сотрудника за нецензурную брань должна содержать следующие данные:

    1. суть вопроса и просьба («например прошу принять меры в отношении.»);
    2. заголовок («О недопустимом поведении сотрудника.» «Об оскорблении, нанесенном на рабочем месте…»);
    3. кто пишет («От заместителя руководителя АХО Ивановой Марии Ивановны»);
    4. кто , занимающий какую должность что сделал;
    5. данные структурного подразделения («к примеру, отдел по работе с юридическими лицами);
    6. дата, номер;
    7. информация, кому адресовано (например: руководителю Серпуховского филиала ООО «Спектрум – О»);
    8. подпись с расшифровкой, дата.
    9. полное наименование учреждения (например ООО «Спектрум – О»;

    Возьмем конкретный пример докладной за хамство: (в правом верхнем углу) Директору Серпуховского филиала ООО «Спектрум- О» Борисову Валерию Сергеевичу от заместителя руководителя АХО Ивановой Марии Ивановны докладная записка об оскорблении на рабочем месте (пишется по центру) Сообщаю вам, что сегодня, 16 мая 2017 года, Сидоров Петр Михайлович, старший менеджер отдела по работе с юридическими лицами, оскорбил меня в присутствии сотрудников отдела, нецензурно выразившись в лично мой адрес, а также касательно важности моей работы и ее важности для фирмы, в результате чего часть присутствующих засмеялась. Согласно ст. 5.61 КоАП, оскорблением считается публично высказанное унижение чести и достоинства.

    Прошу принять меры дисциплинарного характера в отношении Сидорова П. М. 16 мая 2017 года подпись, Иванова М.

    И. Ниже фото документа для наглядного ознакомления:

      Писать нужно четко и по сути дела, что именно случилось. Главное, о чем следует помнить – такой документ никогда нельзя писать на горячую голову. Необходимо успокоиться.

    Ни в коем случае нельзя вступать в перепалку с обидчиком – это сделает виноватым в недопустимом поведении уже вас. О вашем нарушении сообщат главе организации, вслед за чем вы можете получить взыскание, а то и лишитесь работы.

  • Потому , если случай неоднозначный, наберите номер бесплатной юридической консультации и спросите, что вы можете сделать. Специалист обязательно подскажет, как нужно поступить. Только после этого можно приступать к составлению уже самого документа.
  • Оформляется бумага от первого лица на стандартном листе А4.

    Писать нужно короткими и ясными фразами, без двусмысленности и грамматических и орфографических ошибок.

  • Защищать свою честь и достоинство бояться не нужно. Худший ваш враг – горячность и незнание основ законодательства. Поэтому если вы не уверены, что напишете все правильно, обязательно храните в вашем мобильном телефоне номер круглосуточной бесплатной юридической консультации – телефон такой фирмы можно найти в Интернете.

    Лишней такая информация в любом случае не будет, а в вопросах, где допускается множество разночтений – тем более.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: +7 (499) 938-47-92 (Москва) +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург) Работа современной компании, независимо от сферы ее деятельности и количества занятых в ней сотрудников, будет затруднительной без внутреннего документооборота.

    Именно посредством распространения внутренних документов до сотрудников доводится важная информация об изменениях в работе, поощрении и наказании отдельных работников, а также иная информация, которая способствует повышению эффективности рабочего процесса. Одной из разновидностей внутренних документов является докладное письмо, целью которого является доведение соответствующей информации до руководства компании.

    Составление данного документа предполагает применение установленных правил, с ними мы и познакомим читателей в сегодняшнем материале.

    Мы расскажем о существующих видах документа и приведем образец докладной записки, в зависимости от ее содержания (темы). Однако, прежде чем рассказывать о том, что такое «написать докладную», следует обратиться к нормам законодательства, которые регулируют взаимоотношения сотрудник-руководитель.

    Следует сразу сказать, что в Трудовом кодексе и других законодательно-нормативных актах такое понятие как «докладная записка» не выделено. Все, что имеет отношение к «внутреннему коду» регламентируется исключительно правилами, установленными в самой организации.

    Посредством внутренней документации осуществляется передача информации от руководства до сотрудников компании (и наоборот), происходит обмен сведениями между отдельными подразделениями организации и решаются многие другие вопросы, призванные упростить внутренние взаимосвязи. Несмотря на то, что ТК не дает четких комментариев в отношение ДЗ, документ обладает юридической значимостью. Инициатором составления ДЗ может быть сотрудник компании, также записка может составляться по требованию руководства.

    В классификаторе управленческих документов ОКУД докладной записке присвоен собственный код – 0286041. В бумаге необходимо точно описать существующую проблему, а поскольку ДЗ обладает юридической значимостью, то в ней не должно присутствовать орфографических и юридических ошибок. Данная разновидность информирования имеет существенное отличие от остальных видов корпоративной документации.

    Оно заключается в том, что адресатом докладной являются исключительно вышестоящие должностные лица, предположим, руководитель отдела либо всей компании.

    Эти уполномоченные лица обладают соответствующей властью для принятия реальных решений.

    Сведения, которые содержатся в данной бумаге, призваны побудить получателя документа к выполнению каких-либо действий. Какие действия должны последовать, зависит исключительно от содержания бумаги. Однако, стоит уточнить, что докладная записка может быть адресована не только руководству некоторой организации.

    Ее получателями могут выступать уполномоченные лица контролирующих органов и инстанций (далее мы рассмотрим этот момент немного подробнее). Для справки: Правильно написанная докладная записка директору или другому уполномоченному лицу должна содержать четкое изложение существующей проблемы. Помимо этого, в ней должны содержаться определенные выводы и предложения по разрешению ситуации.
    Помимо этого, в ней должны содержаться определенные выводы и предложения по разрешению ситуации. Получателем ДЗ может являться уполномоченное лицо внутри организации, но также она может быть направлена в сторонние организации.

    Основной целью ДЗ является своевременное информирование вышестоящего руководства либо уполномоченного представителя иного структурного подразделения компании о событиях, которые могут влиять на эффективность и стабильность HR-менеджмента организации. Но информирование руководства не является единственной задачей ДЗ.

    Документ можно назвать мотиватором руководства на принятие конкретного решения по изложенной в бумаге ситуации. ДЗ должна содержать обстоятельное изложение некоего происшествия, а также выводы с перечислением вероятных способов урегулирования вопроса. Руководитель, получивший ДЗ, обязан внимательно ознакомиться с документом и подтвердить этот факт собственноручной резолюцией.

    В дальнейшем именно резолюция становится основанием для принятия соответствующих мер (материальное наказание/поощрение сотрудника и пр.). По вышеперечисленным причинам докладную записку называют инструментом, обеспечивающим обратную связь сотрудников организации и ее руководства. К другим целям, которые преследует составление ДЗ, можно отнести следующие:

    • Снятие с себя ответственности. Предположим, сотрудник довел некоторую информацию до вышестоящего руководства, которое после этого по каким-либо причинам бездействует. В данном случае с сотрудника, написавшего ДЗ, будет снята всякая ответственность за исправление ситуации, т.е. претензий к нему не будет.
    • Исправление ситуации. Для примера можно привести такую ситуацию: сотрудник знает о каких-либо фактах, не касающихся его напрямую, при этом он считает, что это мешает стабильности и эффективности производственного процесса. В этом случае он может написать ДЗ начальству, для оперативного разрешения ситуации.
    • Защита при ущемлении прав. В данном случае ДЗ будет выступать шагом к мирному урегулированию конфликта и благоприятному решению проблемы.
    • Повышение эффективности личной производительности. К примеру, если сотрудник видит явные помехи для эффективного выполнения им служебных обязанностей, он вправе предложить способы решения проблемы.

    Рассмотрим, чем отличаются служебная записка и докладная записка.

    Главной целью ДЗ, как было сказано выше, является доведение информации до вышестоящего руководства, в то время как «служебка» выступает способом передачи сведений между сотрудниками, имеющими равный статус.

    Помимо этого, у служебной записки отсутствует код в классификаторе ОКУД.

    Бумага составляется по инициативе сотрудника.

    Особых правил для составления СЗ не предусмотрено. СЗ может быть составлена по различным вопросам и должна способствовать ускорению процесса их разрешения.

    Образец служебной записки смотрите на фото ниже: Получателем объяснительной записки тоже является вышестоящее руководство, но в отличие от ДЗ данная бумага преследует иные, кардинально отличающиеся, цели. Назначение документа вытекает из его названия: объяснение той или иной сложившейся ситуации.

    На основании объяснительной записки руководством принимается решение о виновности/невиновности ее составителя. Это значит, что ОЗ, по аналогии с рассматриваемым в статье документом, выступает мотиватором к принятию вышестоящим руководством того или иного решения.

    Однако, это решение относится исключительно к дисциплинарным нарушениям. Также как ДЗ, объяснительная записка имеет собственный код в классификаторе ОКУД. Объяснительная пишется только по требованию руководства.

    Здесь рассмотрим виды ДЗ, которые могут различаться по статусу получателя. Их может быть два:

    • Внутренняя ДЗ составляется по инициативе сотрудника либо его непосредственного руководителя в целях повышения эффективности рабочего процесса. Документ подписывается составителем. Поскольку бумага предназначена для решения внутренних вопросов, то для нее, как правило, используется лист формата A4.
    • Внешняя ДЗ. Такой документ составляется для доведения информации до уполномоченных лиц вышестоящих инстанций. Бумага должна быть составлена на корпоративном бланке организации-составителя документа. Подписывается внешняя ДЗ только директором организации.

    На обоих видах ДЗ проставляется дата, соответствующая дню ее составления и подписания. В зависимости от содержания бумаги, ДЗ разделяются на:

    • Отчетная ДЗ. Целью данного документа является информирование руководства о результатах исполнения ранее полученных распоряжений в установленный период. Обычно такие ДЗ составляются сотрудниками низшего звена.
    • Записка, содержащая некую инициативу. В такой бумаге сотрудник обращается к руководству с просьбой о вынесении некоторого решения по состоявшимся событиям (дополнительные поставки, перераспределение обязанностей между сотрудниками и прочее).
    • Записка информационного характера. Такая бумага составляется периодически, в ней содержатся сведения об особенностях и методах организации рабочего процесса. Помимо этого, составление данного документа предполагает доведение до начальства идей по повышению эффективности работы.

    Кроме вышеперечисленных документов, сотрудниками различного уровня достаточно часто составляются «репрессивные» ДЗ.

    Зачастую это вынужденная мера.

    Ее целью является доведение до вышестоящего руководства информации о бездействии, нарушении корпоративного регламента и рабочей дисциплины, фактах некорректного поведения и пр. К составлению данного документа надлежит подходить особенно ответственно, поскольку малейшая неточность в описании фактов может в последующем обернутся серьезными неприятностями.

    Понятно, что нарушение рабочей дисциплины и другие перечисленные ситуации становятся поводом для применения взыскания к виновному. Именно по этой причине в тексте записки предполагается четкое изложение весомых аргументов и конкретных доводов. Неверно оставленная бумага может стать поводом для обращения в суд человека, являющегося ее ключевым «фигурантом».
    Неверно оставленная бумага может стать поводом для обращения в суд человека, являющегося ее ключевым «фигурантом».

    С предоставлением суду означенной ДЗ и грамотным пояснением о злонамеренном ущемлении его прав являются поводом для принятия судом решения не в пользу составителя ДЗ.

    А потому следует знать, как пишется ДЗ. Далее рассмотрим это подробно.

    Рассмотрим правильное оформление докладной записки. Поскольку этот документ имеет собственный код в классификаторе ОКУД, он оформляется соответственно с утвержденными стандартами.

    В документе должно присутствовать три условных раздела, предполагающих разный смысл:

    • Аналитика. Данный раздел предполагает анализ сложившейся ситуации и ее вероятных последствий. Помимо этого, здесь излагаются варианты разрешения проблемы.
    • Изложение фактов. В этой части происходит констатация причин, спровоцировавших конфликтную ситуацию и ставших основанием для составления ДЗ. Здесь обязательно и максимально подробно указываются сопутствующие обстоятельства.
    • Резюме, в котором составитель ДЗ должен описать собственное мнение о сложившейся ситуации и привести веские, также в этой части предлагаются конкретные меры, направленные на разрешение конфликта. На основании изложенного в ДЗ руководителем будет принято решение в плане санкций, поощрений и иных действий по сложившейся ситуации. Поскольку у руководства не всегда хватает времени на скрупулезное разбирательство в ситуации, то обычно следует согласие с доводами составителя ДЗ, без вникания в детали.

    Каждая деловая бумага, в том числе и ДЗ, а также правила ее составления подчиняются определенным нормативам.

    Они прописаны в ГОСТе деловой документ об унифицированных системах документации, организационно-распорядительных документах и требованиях к их оформлению (ГОСТ-6.30-2003). Важно! В случае, когда ДЗ составлена неправильно она может утратить доказательную силу в ходе разрешения спорных/конфликтных ситуаций, а значит, признана не имеющей юридической силы.
    Важно! В случае, когда ДЗ составлена неправильно она может утратить доказательную силу в ходе разрешения спорных/конфликтных ситуаций, а значит, признана не имеющей юридической силы.

    Оформление внутренней ДЗ. При формировании ДЗ допускается написать от руки или отпечатать на листе бумаги формата A4. В использовании фирменного бланка организации нет необходимости. При оформлении используются реквизиты, применяемые для данной разновидности внутренних документов:

    1. вверху слева указывается название подразделения, в котором работает составитель бумаги;
    2. затем в трех обособленных блоках (см. выше) излагаются подробности;
    3. получателя ДЗ (его фамилию И.О. и занимаемую им должность) указывают вверху справа;
    4. заканчивается документ подписью составителя (расшифровка и указание занимаемой должности – обязательны) и даты.
    5. в следующей строчке прописывается дата составления бумаги (формат ДД-ММ-ГГГГ, должна совпадать с датой подписания);
    6. далее следует краткая суть докладной, начинающаяся с фразы «Довожу до вашего сведения…»;
    7. ниже указывается наименование документа «Докладная записка» (текст можно расположить посередине или в левой части строки);

    Пример докладной записки от сотрудника приводим на фото ниже: Составление внешней ДЗ.

    Внешняя ДЗ является исходящим документом. Она обязательно составляется на корпоративном бланке компании.

    Кроме указанных в предыдущем разделе сведений, внешняя ДЗ содержит:

    1. данные об организации-составителе;
    2. подзаголовок, который прописывается под наименованием документа (должен начинаться со слов «Относительно…», «Касательно…» либо «О…»).
    3. название населенного пункта, где составлена записка;
    4. присвоенный бумаге исходящий номер;

    Остальное содержание внешнего документа по оформлению аналогично содержанию внутренней записки. Документ всегда визируется руководителем организации.

    На фото ниже пример исходящей ДЗ: Получение ДЗ руководителем предполагает принятие им соответствующего решения по описанной ситуации. Принимая решение следует учесть факты, содержащиеся в записке. Воля руководителя выражается в виде резолюции.

    Она размещается непосредственно на тексте документа. В резолюции обычно прописывается суть принятого решения и назначается исполнитель.

    На основании резолюции руководителя должны быть выполнены конкретные меры по разрешению сложившейся ситуации. Исходя из практического использования в корпоративном общении данного документа, ДЗ подразделяются на ряд основных типов.

    Наиболее распространенные виды записок, которые чаще всего встречаются в корпоративных взаимоотношениях сотрудников государственных учреждений и коммерческих компаний, нужно рассмотреть отдельно. Далее поясним их ключевые нюансы и дадим примеры составления.

    Разнообразные нарушения дисциплины, к сожалению, встречаются достаточно часто и реакция сослуживцев и непосредственного начальника в виде составления ДЗ вполне закономерна. Такая бумага официально подтверждает дисциплинарный проступок работника. Но чтобы взыскание, налагаемое на нарушителя, было возможным, необходимо довести до руководителя информацию о факте нарушения.

    Это и выступает основной целью данной разновидности ДЗ.

    В записке должны присутствовать сведения о нарушении и просьба к руководству о принятии надлежащих мер. Другим, часто используемым в корпоративном обиходе типом ДЗ является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей.

    Такой документ призван довести до вышестоящего руководителя сведения о том, что конкретный работник выполняет (выполнил) возложенные на него обязанности с нарушениями или не выполнил их вообще. В последней части бумаги должна содержаться просьба о дисциплинарных мерах воздействия.

    Без документа, указывающего на факты нарушения, любые санкции по отношению к этому работнику считаются необоснованными. И еще один вид ДЗ, требующий рассмотрения. Расскажем, как написать докладную о некорректном поведении сотрудника.

    Этот вид ДЗ служит для информирования руководителя о недостойном поведении оскорбительного характера в рабочее время. Предложенные меры должны содержать не только просьбу о наказании виновного, но и требование о недопущении таких ситуаций в будущем. Резюмируем вышесказанное: написать ДЗ вправе любой сотрудник, у которого имеются для этого веские основания.

    Но при ее составлении следует понимать, что отсутствие фактов, обоснований и предложений по разрешению ситуации, а также неверное оформление документа могут повлечь за собой негативные последствия не только для фигуранта документа, но и для его составителя. Главное при составлении записки, не выходить за рамки действующего законодательства. Это относится как к рядовым сотрудникам, так и к работникам ОК, бухгалтерии и руководства организации.

    Такой документ является весомым подтверждением действий, а также того, что они были (не были) совершены.

    Проверки государственных организаций в части оборота бюджетных денег в последнее время не редкость. Правильный документооборот позволяет проверяющим установить правомерность поощрения/наказания сотрудников и установить необоснованное начисление премий либо удержание зарплаты. И если такие факты будут раскрыты, то к руководителю организации применяются соответствующие санкции.

    Ну а в коммерческих компаниях ДЗ является эффективным инструментом защиты прав сотрудников организации.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter. No related posts. Комментировать 135 просмотров No related posts.

    Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

    Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.Е.В. Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо» Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий.

    На самом же деле они используются не только для этого.

    Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать. Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением).

    Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

    Но написать их совсем непросто.

    Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах.

    Попробуем их сформулировать сами.

    Для наглядности покажем основные отличия в таблице. Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка Суть записки

    1. содержит выводы и предложения составителя
    2. информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
    1. информирует о необходимости решения оперативных вопросов.

      При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;

    2. содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение

    Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.). При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записки, ; Направленность Обращение к руководству:

    1. от руководителя филиала к руководителю головного подразделения
    2. от руководителя отдела к руководителю компании;
    3. от работника к руководителю отдела;

    Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему Виды записок по назначению

    1. отчетные
    2. чисто информативные;
    3. инициирующие принятие решения;
    1. объясняющие действия конкретного работника (подразделения);
    2. описывающие какое-либо событие

    Структура I раздел — изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания; II раздел — при необходимости — анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы; III раздел — описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять I раздел — изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию; II раздел — описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию. Не содержит выводов и предложений Виды записок по степени доступности

    1. конфиденциальный документ
    2. открытый документ;

    Примеры записок Предложение о премировании конкретного работника Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме № М-29) В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходов, например:

    1. для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометра, .

      На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показаний;

    2. объяснительная записка может пригодиться:
    3. служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременно;
    1. для получения вычета по НДФЛ на ребенка, если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ.

      Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычеты;

    2. для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документы.

    Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документа. Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа.

    Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так. Утверждена приказом по ООО «Альфа» от 27.12.2011 № 123 .

    4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные) .

    4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

    1. наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;
    2. наименование структурного подразделения — составителя записки;
    3. подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).
    4. дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
    5. отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
    6. заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
    7. адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);

    4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе.

    В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

    Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю. (необходимым, целесообразным и т.

    д.)», «Предлагаю.», «Прошу. (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)».

    4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.

    Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец.

    Приведем примеры оформления разных записок. Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И.

    Стасову Начальнику отдела кадров С.В.

    Климовой Причины, указанные в объяснительной, признать неуважительными. Применить дисциплинарное взыскание в форме замечания к Т.И.

    Богдановой Главному бухгалтеру А.Д. Жаровой Принять меры к восстановлению ГТД

    30.08.2012 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА от 30.08.2012 № 12 О причинах утраты оригинала ГТД Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 № 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа.

    Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги.

    Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги.

    В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира.

    При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части.

    Бухгалтер Т.И. Богданова С документом ознакомлены: Начальник отдела кадров С.В. Климова 30.08.2012 Главный бухгалтер А.Д. Жарова 30.08.2012 Бухгалтерия Начальнику технического отдела А.П.

    Носову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 13.08.2012 № 25 О представлении показателей для премирования Прошу представить в срок до 16.08.2012 показатели, предусмотренные п. 4.5 Положения о премировании ООО «Альфа», для расчета премии специалистам технического отдела. Главный бухгалтер А.Д. Жарова С документом ознакомлен: Начальник технического отдела А.П.

    Носов 13.08.2012 Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И. Стасову Начальнику отдела кадров С.В. Климовой Подготовить проект приказа об отзыве из отпуска Жаровой А.Д.

    с ее согласия 26.09.2012 ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА от 26.09.2012 № 28 О необходимости отзыва из отпуска Жаровой А.Д.

    В настоящее время проводится аудиторская проверка нашей компании по срочному спецзаданию наших учредителей. В ходе работы появилась необходимость в разъяснениях структуры дебиторской задолженности по импортным контрактам с китайскими компаниями. Поскольку учет этих контрактов ведет лично главный бухгалтер Жарова А.Д., только она обладает нужной информацией.

    В связи с этим прошу отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Жарову А.Д.

    Заместитель главного бухгалтера Н.В. Потапова С документом ознакомлен: Начальник отдела кадров С.В. Климова 26.09.2012 *** При написании записок помните, что они должны быть краткими (учитывая занятость адресата) и понятными.

    И если вы установите правила их оформления, то любой работник с этим легко справится.

    Обсуждения
    Громкая музыка днем у соседей что делать

    Оглавление:Что делать, если соседи шумят днемЧто делать, если...

    Комментариев  0
    Як відновити сторінку вконтакті

    Оглавление:Восстановление страницы ВКонтакте после взлома,...

    Комментариев  0
    Куда подавать на алименты если прописана в пензенской области

    Оглавление:Алименты как взыскать в селе Бессоновка в 2021 годуКак...

    Комментариев  0

    Консультация юриста

    Информация

    top